Pengertian Surat Memo dan Contohnya

         Alhamdulillah, hari ini kita dipertemukan lagi dalam tulisanya  orang newbie,  yang tentu semoga saja mampu memberikan pengertian apa sih sebenarnya surat memo itu. Surat memo adalah surat yang yang dituliskan seseorang secara singkat,tepat, jelas dan dapat dipahami. Jenis surat ini  ada dua aspek, yaitu surat memo yang bersifat resmi dan tidak resmi.

Untuk surat memo yang resmi, itu seperti surat memo dari atasan kepada bawahan. Yang sering dilakukan oleh dinas, dan lembaga lembaga yang lain seperti sekolah dll.  Bagian bagian  surat memo antara lain :

·         Kepala Surat

Kepala surat ini terdiri dari alamat dan logo instansi atau dinas atau alamat suatu lembaga.

·         Badan Surat / Isi surat

Inilah isi surat yang akan memberikan sebuah instruksi atau perintah kepada pembaca yang dituju.

·         Kaki Surat

Yang disebutkan kaki surat disini adalah nama terang dan waktu pembuatan surat memo tersebut baik hari, tanggal, bulan dan tahun

Langkah – langkah yang harus di kerjakan dalam pembuatan surat memo adalah :

1.      Siapkan peratan dan blangko memo suratnya.

2.      Tuliskan dengan Bahasa verbal (Bahasa tulisan) atau dengan ketikan  computer, dari bagian penulisan kepala surat yaitu alamat, logo dan masuk kepada isi surat dan yang terakhir adalah kaki suratnya yaitu penulisan hari, tanggal, bulan dan tahun dan disentail nama. Kalau surat memo bersifat resmi, maka harus di ikutkan sertakan Nomer Badan Anggota (NIB) pada kaki surat, untuk lebih tepatnya, dibawah penulisan nama.

3.      Didalam isi surat tersebut haruslah bersifat intruksi, jelas dan tepat sasaran.

4.      Mendatangani dan menuliskan nama jelas atau nama terang agar orang tau pembuat surat memo tersebut.

Ciri –ciri dari surat Memo adalah

·         Surat yang bersifat khusus yang diperuntuhkan untuk keperluan dalam kantor dan organisasi

·         Dilihat dari peredarannya, sebuah perkantoran atau sebuah instansi dapat menyampaikan isi surat memo  dengan vertikal atau horizontal.

·         Penyampaian surat memo secara horizontal merupakan penyampaian kepada pihak yang setara jabatanya.

·         Seadangkan surat memo yang bersifat vertikal adalah dari atasan kepada bawahan atau sebalikanya untuk menyampaikan atau mengintruksikan sesuatu.

·         Sifat dari surat memo tidak lain adalah sebagai arahan, saran dan sebagai penerang bagi pembaca yang dituju.

·         Memiliki bagan surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat surat resmi yang lainnya.

·         Karena keterbatasan waktu broadcast atau penyampaian info dari pihak lembaga atau instansi, biasanya penulisan kepala surat tidaklah lengkap, seperti penulisan alamat yang kurang dari kode post, atau kode fak dan lain sebagainya.

Contoh Penulisan Surat Memo :

PIMPINAN DAERAH

IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH

BANYUMAS

Jl. Dokter Angka Telp. 09878656

MEMO

Kepada : Seluruh Personalia PD IPM Banyumas

Mengingat pentingnya  rapat persiapan TM II yang akan di adakan pada

Hari, tanggal : Sabtu – Minggu 29 – 30 Oktober 2014

Tempat          : Kompleks Muhammadiyah karang Lewas Kidul

 Oleh sebab itu, kami mengharapkan  kehadiran para sodara/ri sekalian, untuk bisa hadir dalam rapat tersebut. Sukron ‘ala Ikhtima Minkum. .

Purwokerto, 28  Oktober 2014

  Ketua Umum

(Tanda Tangan)
-----------------------

Primas Angriawan

NIB : 12.11.03454